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こんにちは、編集長のカワウソです！

「最近、クラウドストレージってよく聞くけど、じつはイマイチ分かっていない……」と悩んでいませんか？

確かに、リモートワークが普及した昨今では、クラウドストレージを導入する企業が増えました。
社内会議や取引先との商談などでも、耳にする機会が増えたのではないでしょうか。

そこで今回は、クラウドストレージの基礎知識や、企業が導入するメリットを解説します。

この記事を読めば、チーム作業を効率化したり、、重要なファイル（データ）を安全に管理したりする方法が分かります。

なお、記事の後半では、無料（フリープラン）から利用可能な「おすすめのクラウドストレージ」も紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

それではどうぞ！

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネット上のサーバーにファイル（データ）を保存し、必要に応じてアクセスや共有を行えるサービスのことです。別名オンラインストレージとも呼ばれます。

たとえば、社内外問わず、プロジェクトを複数のメンバーで取り組む場合は、資料などの必要なファイル（データ）を共有する必要がありますよね。

そういったファイル（データ）の共有全般に、クラウドストレージは利用されていますよ。

また、機密情報や個人情報を含むファイル（データ）の保管先としても、クラウドストレージはおすすめです。

クラウドストレージは高度なセキュリティ対策が施されており、ファイル（データ）が複数の拠点に分散して保管されるため、災害などのリスクにも強いメリットがあります。

詳しくはのちほど、「クラウドストレージのメリットと活用事例」で紹介しますね。

ローカルストレージとの違い

クラウドストレージは、ローカルストレージに比べて、アクセスの利便性が優れています。

クラウドストレージなら、インターネット環境さえあれば、どこからでも簡単にファイル（データ）にアクセスできるためです。

一方、ローカルストレージは、デバイスに直接接続された「物理的な記録媒体」にファイル（データ）を保存するため、アクセスできる場所や方法が限定されます。

以下、ローカルストレージの例です。

ローカルストレージでもリモート接続をすれば、外部からファイル（データ）にアクセスできます。
しかし、そのためには特別な設定や複雑な手順が必要で、技術者でない限り簡単ではありません。

ローカルストレージを使用している企業で、ファイル（データ）へのアクセスに課題を感じている場合は、クラウドストレージの導入を検討しましょう。

ファイルサーバーとの違い

クラウドストレージは、ファイルサーバーに比べて導入が簡単で、とくに「中小企業」や「システム管理者がいない企業」に適しています。

クラウドストレージは、サービスのアカウントを作成すれば、すぐに利用可能です。
自社でサーバーを用意する必要がないため、時間やコストを抑えられます。

一方、ファイルサーバーは、自社でサーバーを用意するのが基本。
専門知識が必要になるだけでなく、時間やコストがかかるでしょう。

たとえば、ファイルサーバーは、機器の購入や設置場所（スペース）の確保から考えなくてはいけません。
また、システム管理者がネットワーク設定、アクセス権限の管理、定期的なメンテナンスなどを行う必要もあります。

中小企業やシステム管理者がいない企業にとって、ファイル共有や適切なデータ保管の有力手段となるのが、クラウドストレージなのです。

ファイル転送サービスとの違い

クラウドストレージは、ファイル転送サービスに比べて、長期的なファイル（データ）管理や共有に優れています。

クラウドストレージの場合、ファイル（データ）をサーバーから意図的に削除しない限り、消えることはありません。

一方、ファイル転送サービスは、基本的にファイル（データ）の保存に期限があります。
期限が切れると、自動的にファイル（データ）がサーバーから削除されるため、以後ダウンロードできなくなってしまいます。

なお、ファイル転送サービスによっては、転送速度の制限により、ファイル（データ）のダウンロードやアップロードに時間がかかることがありますよ。

そのため、一時的なファイル（データ）の共有にはファイル転送サービスは便利ですが、長期的な管理や作業効率を考えるなら、クラウドストレージをおすすめします。

クラウドストレージのメリットと活用事例

ここからは、クラウドストレージのメリットについて、活用事例を交えながら解説します。

ファイル（データ）の共有と一元管理

クラウドストレージを使えば、ファイル（データ）の共有と一元管理が可能です。

たとえば、プロジェクトに複数のメンバーが関わる場合、資料などの必要なファイル（データ）をスムーズに共有することが大切です。
また、ファイル（データ）を更新した場合、チーム全体で共有し、常に最新版を管理する必要があります。

もし、ファイル（データ）の管理を各々のメンバーに任せてしまうと、必要なファイルをその都度依頼して送ってもらわなければなりません。
急な休暇や退職が発生した場合、ファイルの受け渡しが滞り、プロジェクト全体が遅れるリスクもあります。

そのほか、ファイル（データ）の種類ごとに管理者が異なると、どこに何があるのかを把握するのが難しくなるでしょう。

クラウドストレージを活用してファイル（データ）を一か所にまとめておけば、管理が簡単になります。
誰でもいつでも必要なファイル（データ）にアクセスできるようになるため、効率的にプロジェクトを進めることが可能です。

リモートワークやモバイル対応の強化

クラウドストレージの導入により、リモートワークやモバイルデバイスへの対応も強化されます。

前述のとおり、クラウドストレージはインターネット環境があれば、どこからでも簡単にファイル（データ）にアクセス可能であるためです。

さらに、アプリが提供されているクラウドストレージであれば、モバイルデバイスからでも、ファイル（データ）にアクセスできます。

たとえば、社長や営業担当者は、日中オフィスを離れていることが多いですよね。

クラウドストレージなら、社外にいても必要なファイル（データに）にアクセスできるため、承認（決裁）作業や商談がスムーズに進みます。

特定のプロジェクトに限らず、ありとあらゆる会社の業務を効率化できるでしょう。

必要に応じた容量の自由な拡張

クラウドストレージは、必要に応じて容量を自由に拡張できます。

基本的には、契約プランを変更するだけで容量を増やせるため、簡単です。

一方、ファイルサーバーは、物理的なサーバー機器に依存しています。
もし、スロット（接続端子）やベイ（収納スペース）に空きがなければ、ストレージ機器を追加できません。

また、仮にストレージ機器を追加できたとしても、システムの設定変更や管理が必要です。

これには専門的な知識が求められるだけでなく、システムを停止してメンテナンスを行う時間も必要となるため、運用に影響を与えるおそれがあります。

クラウドストレージなら、「まず少ない容量から始め、ビジネスの状況に応じて増やす」といった柔軟な運用が可能です。

初期費用と運用コストの削減

クラウドストレージを導入することで、初期費用と運用コストを大幅に削減できます。

クラウドストレージは、自社でサーバー機器を購入する必要がありません。
設置場所はもちろん、電力や冷却設備のコストも発生しないのです。

さらに、サーバーの運用や管理をサービス提供者が行うため、専門知識を持った技術者の配置やシステム管理の負担を軽減できます。

一方、自社でファイルサーバーを導入する場合、サーバーの購入や設置のために多額の初期投資が必要です。もちろん、電気料金や人件費といったランニングコストも安くはありません。

したがって、クラウドストレージを導入することで、無駄な初期投資を避け、ランニングコストも抑えた効率的な運用が可能になります。

自動バックアップと災害時のファイル（データ）保護

クラウドストレージは、基本的に自動バックアップに対応しているため、ファイル（データ）を損失するリスクが低いです。

さらに、「バージョン管理機能」を備えたクラウドストレージであれば、万が一誤ってファイル（データ）を上書きしてしまった場合でも、簡単に復元できます。
複数のユーザーがアクセスする共有ドライブであっても、この機能があれば心配ありません。

そのほか、クラウドストレージは災害リスク対策としても、有効です。
自社の拠点とは異なる場所でファイル（データ）が保管されるため、地震や火事などの災害があった場合でも保護できます。

クラウドストレージによっては、バックアップが「異なる地域にあるデータセンター」で管理されていることもあり、その場合はさらにファイル（データ）保護が強化されるでしょう。

高度なセキュリティ対策によるファイル（データ）保護

クラウドストレージは高度なセキュリティ機能を備えており、ファイル（データ）の保護に優れています。

通信が暗号化されるのはもちろん、専門的なセキュリティ技術者が常駐していることで、最新のサイバー攻撃に対応した防御策が施されているためです。

さらに、ファイルサーバー同様に、クラウドストレージでも特定のメンバー（ユーザー）のみが、重要なファイルを閲覧・編集できるように制限することが可能です。

また、アクセス範囲を「社内」や「取引先」に限定することもできます。

これらのように、クラウドストレージを利用することで、高度なセキュリティ対策が適用され、ファイル（データ）の安全性を確保しながら安心して運用できるのです。

クラウドストレージのデメリットと注意点

クラウドストレージにはデメリットもあれば、注意点もあります。

ネットワーク障害時の影響

クラウドストレージは、ネットワーク障害が発生すると、ファイル（データ）へのアクセスに影響が出るおそれがあります。

クラウドストレージは、インターネット経由でデータにアクセスする仕組みなので、ネットワークが不安定だったり、停止したりした場合は、ファイル（データ）へのアクセスができなくなります。

とくに、迅速にファイル（データ）が必要な場合に問題となるでしょう。

たとえば、重要な会議の直前にネットワーク障害が発生し、クラウド上の資料にアクセスできない状況が発生すると、業務が滞り、取引やプロジェクトの進行に影響を与えることがあります。

そのため、重要かつアクセス頻度が高いファイル（データ）に関しては、ローカル（例：パソコンの内臓ストレージ）側にも保存しておくことをおすすめします。

セキュリティやプライバシーのリスク

サーバーにファイル（データ）を保存する以上、クラウドストレージにも外部からのサイバー攻撃や不正アクセス、データ漏洩のリスクがあります。

クラウドストレージのセキュリティ対策が不十分であれば、機密情報や個人情報が漏洩してしまうかもしれません。

そのため、クラウドストレージを利用するときは、十分なセキュリティ対策が講じられているかを確認することが重要です。

詳しくは、次の「クラウドストレージを選ぶポイント」で解説します。

クラウドストレージ選び5つのポイント

ここからは、クラウドストレージを選ぶポイントについて解説します。

【1】豊富な実績があるか

まず、検討中のクラウドストレージサービスに豊富な実績があるかどうかを確認しましょう。

実績が豊富なクラウドストレージサービスは、トラブルの発生率が低く、安定した運用が期待できます。

たとえば、サーバー障害が頻発してしまうと、その都度ファイルにアクセスできず、クラウドストレージを利用する目的の一つである「アクセスの利便性」などが損なわれてしまいます。

実績が豊富なサービスであれば、仮にトラブルが発生したとしても、その対応力に期待することが可能です。

自社の重要なデータを第三者に預ける以上、それに見合う信頼性があるかどうか、実績を基にしっかり確認しましょう。

【2】サポート体制が整っているか

次に、サポート体制が整っているかどうかを確認してください。

初めてクラウドストレージを利用するのであれば、いくつか不明点が出てくるでしょう。

サポート体制が整っているクラウドストレージなら、質問しても真摯に対応してくれたり、回答までのスピードが早かったりします。

とくに、ITに詳しくない方や、文字を入力するのが苦手な方は、「電話」に対応しているかどうかを確認するとよいです。

【3】価格が相場とかけ離れていないか

三つ目のポイントは、クラウドストレージの価格が相場とかけ離れていないかを確認することです。

たとえば、月額料金が500円以下のクラウドストレージは、基本的に個人利用を想定したもので、容量が少なかったり、機能が限定されていたりします。

月額数千円のクラウドストレージであれば、バックアップやセキュリティ対策など、企業にとって必要な機能が付いていることが多いです。

【4】必要最低限のセキュリティ対策が付いているか

企業がクラウドストレージを導入するときは、必要最低限のセキュリティ対策が付いているかどうかを、必ず確認してください。

前述のとおり、セキュリティ対策が不十分なクラウドストレージを選んでしまうと、機密情報や個人情報など重要なファイル（データ）を漏洩してしまうリスクがあります。

ひとまず、以下のセキュリティ対策機能があれば、安心できるでしょう。

SSLは、サーバーにアクセスするときの通信を暗号化するための技術です。
これにより、ファイル（データ）の盗聴や改ざんを防止できます。

アクセス制限は、特定のネットワークからのアクセスのみを許可する機能です。
企業や特定の場所（オフィスなど）のネットワークに割り当てられたIPアドレスや、ホスト名（ドメイン名）を指定したりして制限をかけます。

2段階認証は、通常のパスワードに加えて、別の認証方式（例：ワンタイムパスワードの入力）を必要とするものです。
仮にパスワードが漏洩してしまった場合でも、2段階認証が有効になっていれば、不正ログインを防止できます。

【5】自社に必要な機能があるか

最後に自社に必要な機能があるかをチェックしましょう。

たとえば、会社案パンフレットの制作を外注する場合、企業ロゴや写真などの画像ファイル（データ）を、デザイン会社や広告代理店などに共有する必要がありますよね。

「URLリンク機能」があれば、第三者（社外）にファイル（データ）の共有が可能。
このとき、パスワードや有効期限が設定できるクラウドストレージを選んでおけば、セキュリティも確保できます。

そのほか、保存するファイル（データ）が多い企業であれば、検索性に優れたクラウドストレージがおすすめです。

「ファイル名検索」はもちろん、「タグ検索」の機能があれば、探したいファイル（データ）がすぐに見つかるでしょう。

おすすめのクラウドストレージを紹介

おすすめのクラウドストレージは、当社の『XServerドライブ』です。

XServerドライブ

『XServerドライブ』は、サーバー運用実績が豊富な当社エックスサーバー株式会社が提供しています。

『XServerドライブ』の概要は、つぎのとおりです。

サービス名	XServerドライブ
導入企業数	4,000社
主な仕様	国内の高性能サーバー ストレージはHDDとSSDから選択可能 独自ドメイン対応 プラン変更（一部プランを除く） 無料お試し期間あり
主な機能	ドラッグ＆ドロップ操作 URLリンク共有 自動バックアップ バージョン機能 アプリ対応 タグ検索 各種管理機能
セキュリティ対策	SSL アクセス制限（IPアドレス／ホスト） パスワードポリシー 2段階認証 セコムセキュリティ診断
価格	フリープラン（1名向け）：月額0円 有料プラン（ユーザー単位）：月額693円～ 有料プラン（定額制）：月額2,970円～ ※ユーザー追加無料（無制限）
サポート	電話（平日 10:00～18:00） メール（24時間365日受付） チャット（平日10:00～18:00）

クラウドストレージは海外のサービスも少なくありませんが、『XServerドライブ』は国産のサービスなので、使い勝手のよさはもちろん、サポート面でもご安心いただけます。

お申し込みやサービスの使い方など、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

この記事では、クラウドストレージの基礎知識や、企業が導入するうえでのメリットを解説しました。

ファイル共有の効率化ができれば、企業として生産性が向上します。
重要なファイルを安全に管理するためにも、ぜひクラウドストレージを導入してください。

それでは、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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『エックスサーバー』と『XServerビジネス』の違いは、以下の記事で詳しく解説しています。

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